Rinnakkaiskielisyys hallintohenkilöstön työssä – kielen valinta ja kieliversioinnin käytännöt
Julkaistu: 5. lokakuuta 2022 | Kirjoittanut: Anna Solin
Yliopistojen monikielisyyttä on tutkittu sekä kielipolitiikan että pedagogiikan näkökulmasta, ja myös julkinen keskustelu on ollut vilkasta. Valtaosa suomalaisista yliopistoista on laatinut formaalin kielipoliittisen linjauksen, jossa esitetään suosituksia kielen valinnasta yliopiston eri toiminnoissa (kielipoliittisista dokumenteista ks. esim. Saarinen & Rontu 2018; Solin tulossa). Yliopistojen hallinnollisesta työstä on kuitenkin toistaiseksi melko vähän tutkimusta.
Pohdin tässä tekstissä rinnakkaiskielisyyttä hallinnon tekstityön näkökulmasta. Monikieliset työyhteisöt ovat muuttaneet merkittävästi yliopistohallinnon työntekijöiden kirjoitustyötä: työprosesseihin liittyy entistä useammin neuvottelua kieliversioinnista (esim. tarvitaanko käännöksiä, miten ne tehdään). Kielellisen tuen muodot ovat monessa yliopistossa myös melko vakiintumattomia.
Toteutin keväällä 2022 tapaustutkimuksen Helsingin yliopistossa (HY), jossa kartoitin rinnakkaiskielisyyttä yhden tiedekunnan hallinnossa ja erityisesti tiedekuntaneuvoston kokousten valmistelussa. Tutkimukseen osallistui kahdeksan yliopistopalveluissa työskentelevää hallintohenkilöä. Yliopiston kieliperiaatteet vuodelta 2014 linjaavat, että yliopiston eri toiminnoissa voidaan käyttää kolmea kieltä (suomi, ruotsi ja englanti), mutta hallinnon ja kokousten kielistä ei kieliperiaatteissa ole tarkempia suosituksia (HY 2014). Tätä aukkoa pyrittiin paikkaamaan julkaisemalla keväällä 2022 suositukset hallinnollisten elinten kielikäytännöistä (HY 2022). Keskeinen uusi linjaus on, että tiedekuntaneuvostojen tulisi laatia kokousten esityslistat ja pöytäkirjat suomen lisäksi myös englanniksi.
Suositukset kokousten kielisyydestä
Kuten yliopistolaki linjaa, hallinnon kieli on HY:ssä suomi ja niinpä tiedekuntaneuvostot ovat tähän asti toimineet suomen kielellä (ainoa poikkeus on ruotsinkielinen Svenska social- och kommunalhögskolan). Uudet suositukset kokousten ja kokousdokumentaation kielisyydestä koettiin tarpeellisiksi tilanteessa, jossa jopa kolmannes joidenkin tiedekuntien henkilöstöstä on ns. kansainvälistä henkilöstöä.[i] Suositusten taustalla on yliopiston strategia vuosille 2021–2030, joka asettaa tavoitteeksi, että kaikki yliopistolaiset voisivat toimia ”yhteisön aktiivisina ja täysivaltaisina jäseninä” riippumatta ”kieli- ja kulttuuritaustasta”.
Suositukset laati rehtorin asettama työryhmä. Asettamispäätös linjasi yhdeksi keskeiseksi toimenpiteeksi sen, että avataan ”väylä yliopiston toimielimiin muun kuin suomen- tai ruotsinkielisille” (Rehtorin päätös 23.11.2021). Työryhmän tehtävänä oli pohtia niin kokousvuorovaikutuksessa käytettäviä kieliä kuin kokouksia varten valmisteltavan dokumentaation kielisyyttä (esim. esityslistat, pöytäkirjat ja esityskalvot).
Hallintohenkilökunnan työhön voimakkaimmin vaikuttava suositus on, että kokouksiin liittyvät keskeiset materiaalit tehdään kahdella kielellä:
Toimielimissä, joissa hallintokieli on suomi, siirrytään toimintamalliin, jossa esityslista ja pöytäkirja laaditaan rinnakkaiskielisinä suomeksi ja englanniksi. (HY 2022)
Tarkastelen analyysissä sitä, millä kielillä tiedekuntaneuvoston kokousten tekstimateriaalit tuotettiin ja miten kieliversiointi käytännössä tapahtui.
Etnografinen aineisto
Analyysi perustuu etnografiseen aineistoon, joka kerättiin keväällä 2022 osana Koneen säätiön rahoittamaa hanketta Kielen säätely yliopistomaailmassa. Aineisto koostuu haastatteluista (N=18), kokousten havainnoinnista (N=12) sekä tekstiaineistosta (julkaistut esityslistat ja niiden liitteet, pöytäkirjat, esityslistojen luonnosversiot ja kieliversiointiin liittyvä kirjeenvaihto). Kartoitan tässä kielisyyttä julkaistuissa esityslistoissa sekä niiden liitteissä. Kieliversioinnin käytäntöjä kuvaan haastattelu- ja havainnointiaineiston avulla.
Tutkimusjakson aikana tutkittavan tiedekuntaneuvoston kokoukset toteutettiin etänä tai hybridinä. Tiedekuntaneuvostossa oli useampi ei-suomenkielinen jäsen/varajäsen, joihin viitattiin haastatteluissa usein omana ryhmänään. Dekaani ja hallintohenkilökunta käyttivät kokouksissa englantia kokousasioiden esittelyyn. Myös keskustelu- ja kommenttipuheenvuorot olivat poikkeuksetta englanniksi, vaikka osallistujia muistutettiin useampaan kertaan, että he voivat halutessaan käyttää myös suomea tai ruotsia.
Tiedekuntaneuvoston esityslista tekstilajina
Tiedekuntaneuvostot ovat tiedekuntien ylin päättävä elin, ja niillä on vakiintunut ja näkyvä rooli, vaikka neuvostojen päätösvalta onkin viime vuosina kaventunut (Patomäki 2021). Helsingin yliopiston 11 tiedekunnan tiedekuntaneuvostot kokoontuvat 10–11 kertaa vuodessa; tutkitussa tiedekunnassa oli kevään 2022 aikana kaikkiaan 6 kokousta. Neuvostojen roolia ja päätösvaltaa määrittää selkeimmin yliopiston johtosääntö, mutta toimintaa säätelevät myös muun muassa yliopistolaki ja hallintolaki. Tiedekuntaneuvostot päättävät esimerkiksi toimeenpanosuunnitelmasta, talousarviosta ja opetussuunnitelmista, valitsevat tiedekunnalle dekaanin sekä hyväksyvät väitöskirjat.
Jokaista kokousta varten valmistellaan esityslista ja esityslistan liitteet sekä kokouksen jälkeen pöytäkirja. Esityslista ja pöytäkirja ovat vakiintuneita tekstilajeja niin yliopistolla kuin muissakin organisaatioissa, ja muotoa ja kielellisiä konventioita määrittävät pitkät traditiot (ks. esim. Heikkinen 2000). Tekstit ovat myös yliopistoyhteisön sisällä julkisia.
Esityslista on keskeinen toimintaa ohjaava tekstilaji: lista tuottaa tietyn käsittelyjärjestyksen asioille, ja kokouksissa puhetta johtava dekaani myös siteerasi otteita esityslistan englanninkielisestä versiosta ottaessaan pykäliä käsittelyyn. Esityslista oli kokouksissa avoinna joko Zoom-ohjelmassa tai kokoustilan valkokankaalla kokouksen ajan ja puheenjohtaja eteni tietokoneen ruudulla esityslistaa eteenpäin samaa tahtia kuin pykälien käsittely eteni.
Aineiston esityslistatekstit ovat varsin pitkiä, mutta vaihteluväli on suuri – analysoitujen esityslistojen pituus oli 21–45 sivua. Suurin osa esityslistoista koostui toistuvista osista, joilla oli vakiintunut muoto (esim. esitarkastajien määrääminen ja väitöskirjojen arvostelu). Sivumäärillä mitattuna väitösasiat dominoivat selvästi (keskimäärin noin kaksi kolmannesta esityslistatekstistä). Toinen jokaisessa kokouksessa toistuva sisältö olivat dosentuurien myöntämiseen liittyvät asiakohdat. Muita usein esiintyviä asioita olivat opintohallintoon liittyvät asiat (esim. opiskelijavalinnat ja opetussuunnitelmat) sekä henkilöstöasiat.
Esityslista tuotettiin tiedekunnassa yhteistoiminnallisesti. Kunkin asiakohdan tekstin laati yksi hallintohenkilöstön jäsen, usein esittelijän roolissa. Eri tekstipalasten valmistuttua tiedekuntaneuvoston sihteeri sijoitti ne omalle paikalleen osaksi esityslistan kokonaisuutta, numeroi pykälät ja koosti liitetekstit. Hän myös monitoroi esityslistan kieliasua.
Esityslistojen kielisyys ja kieliversioinnin käytännöt
Tutkitut esityslistat noudattivat suositusta rinnakkaiskielisyydestä: ne sisälsivät kaikista käsiteltävistä asioista sekä suomenkielisen että englanninkielisen listatekstin. Molemmat kieliversiot olivat samassa dokumentissa. Kieliversioiden esillepanossa oli melko paljon vaihtelua, sillä eri esittelijät ratkaisivat kieliversioiden asettelun eri tavoin. Joissakin asiakohdissa kieli vaihtui virkkeen välein (ks. esimerkki alla), joissakin kappaleen välein ja joissakin koko pykäläteksti oli ensin suomeksi ja sitten englanniksi. Englanninkielinen teksti oli merkitty sinisellä värillä.
Seuraavassa on ote dosentuurin myöntämiseen liittyvästä asiakohdasta:
Tällaiset tekstinpalaset toistuivat lähes identtisinä esityslistasta toiseen lukuun ottamatta nimien ja päivämäärien muutoksia.
Kieliversioinnissa noudatettiin samaa työnjakoa kuin suomenkielisiä listatekstejä laadittaessa: kukin esittelijä tuotti myös oman listatekstinsä englanninkielisen version. Haastateltavat kertoivat kirjoittavansa työssään jatkuvasti tekstejä sekä suomeksi että englanniksi. Kieliversiointia tiedekuntaneuvoston kokouksia varten ei kuvattukaan kovin dramaattisena muutoksena omassa työarjessa. Listatekstien tuottaminen englanniksi esitettiin haasteena pääasiassa työmäärän näkökulmasta. Eräs paljon englanniksi kirjoittava hallintohenkilö tiivisti muutoksen näin: ”tekstiä on tuplamäärä ni siin on kyllä tuplatyötä”.
Esityslistat käytiin läpi noin viikkoa ennen tiedekuntaneuvoston kokouksia hallintohenkilöstön ja dekaanin valmistelukokouksissa. Kokouksissa korostui yhteinen vastuu kielen laadusta: niissä tuotiin säännöllisesti esiin kielikysymyksiä liittyen esimerkiksi jonkin termin kääntämiseen tai muotoilujen oikeakielisyyteen. Haastateltavat kuvasivatkin kokouksia eräänlaisena laadunvarmistuskäytäntönä, jonka kuluessa saatettiin huomata ja karsia virheitä, joita yksittäinen kirjoittaja ei ollut aiemmin havainnut.
Aineisto tuo kiinnostavasti esiin hallinnollisen kirjoittamisen erityispiirteitä. Kirjoitustyössä keskeistä oli mallipohjien käyttö ja aiempien käännösten kierrätys (mallipohjista ks. esim. Tiililä 2007). Vakimuotoisten listakohtien kirjoitustyössä käytettiin mallipohjia niin suomeksi kuin englanniksi. Kieliversiointi tehtiin kertaalleen tammikuussa 2022 ensimmäistä kaksikielistä esityslistaa varten, minkä jälkeen käytettiin samaa tekstipohjaa pienin muutoksin. Listatekstejä kirjoitettaessa kierrätettiin myös aiemmin tehtyjä käännöksiä, joita haettiin esimerkiksi yliopiston intranetistä tai saatiin kollegoilta toisista tiedekunnista.
Hallintohenkilöstöllä oli mahdollisuus pyytää tukea kieliversiointiin yliopiston keskitetystä kielipalveluyksiköstä, mutta esimerkiksi käännöspalveluja ei juuri käytetty tutkimusjakson aikana. Ilmeinen syy tälle oli kirjoitustyön ajallinen järjestäminen: listateksti koottiin yleensä kokousta edeltävän viikon maanantaina ja tiistaina, hallintohenkilöstö kokoontui valmistelukokoukseen keskiviikkona ja lista julkaistiin torstaina. Tämä sykli näyttäytyi vakiintuneena sekä työtapojen että toimijoiden roolituksen näkökulmasta. Sykli pysyi vakaana, vaikka kieliversiointi tuli mukaan uutena työvaiheena.
Mallipohjiin perustuvia tekstejä tuottaneet haastateltavat eivät juuri hakeneet kielitukea sen jälkeen, kun mallipohjat oli kertaalleen laadittu englanniksi. Muiden listatekstien kirjoitustyössä keskeiseksi kielellisen tuen muodoksi kuvattiin konekäännösohjelmat. Ohjelmien hyödyllisyys koettiin kuitenkin rajalliseksi. Eräs haastateltava kuvasi konekäännösohjelman nopeuttavan kieliversiointia, mutta vaativan käyttäjältä jo valmiiksi vahvaa kielitaitoa: ”mä itse arvailen kuulostaako tää musta nyt hyvältä”. Käännösohjelmat näyttäytyivät käyttökelpoisina raakaversion tuottamisessa, minkä jälkeen kirjoittaja hioi tekstin lopulliseen muotoonsa.
Liitetekstien kielisyys
Tutkitussa tiedekunnassa liitetekstien volyymi oli itse listatekstejä suurempi: kuudessa kokouksessa oli kaikkiaan 293 liitetekstiä. Yleisin liitetekstilaji oli asiantuntijalausunto: esimerkiksi esitarkastuslausuntoja oli kokousten liitteinä kaikkiaan 103, vastaväittäjän lausuntoja 38 ja opetustaitotoimikunnan lausuntoja 13. Monet tällaiset liitetyypit ovat varsin vakiintuneita ja niiden oletetaan ohjaavan päätöksentekoa melko suoraviivaisesti (esimerkiksi ratkaisevan kysymyksen siitä, voidaanko tohtoriopiskelijalle myöntää väittelylupa tai dosentuurin hakijalle dosentin arvo). Lausuntoja ei kokouksissa kuitenkaan käsitelty mitenkään tai avattu osallistujien nähtäväksi. Harvemmin esiintyviä liitetyyppejä olivat sellaiset, jotka tarjosivat käsiteltävästä asiasta lisätietoa (esim. todistusvalinnan kriteerit, tutkinto-ohjelman opetussuunnitelma).
Mikäli kaikki liitetekstit olisi pitänyt saattaa luettavaksi kahdella kielellä, käännöstyön määrä olisi ollut valtava. Esittelijät ja dekaani päättivät kuitenkin jo ennen ensimmäistä kokousta, että liitetekstejä ei käännetä kuin poikkeustapauksissa. Kuuden kokouksen esityslistojen liitteet olivatkin pääosin yksikielisiä: liiteteksteistä 239 oli luettavissa vain englanniksi, 48 vain suomeksi ja kuusi useammalla kielellä.
Kieliversiointi oli vahvasti tekstilajin ohjaamaa. Asiantuntijalausuntoja ei käännetty, eli ne tulivat neuvoston luettavaksi sillä kielellä, jolla ne oli saatu (useimmiten englanniksi). Ne harvat liitetekstit, joista oli luettavana useampi kieliversio, olivat tyypillisesti ohjeita ja ne oli tarkoitettu kaikille tiedekunnille (esim. ”Ohje yliopistokollegion vaalin toimittamisesta” oli luettavissa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi). Vain kaksi liitetekstiä oli kieliversioitu tiedekunnan oman hallintohenkilöstön toimesta, ja ne olivat luettavissa suomeksi ja englanniksi. Molemmissa tapauksissa käännöksen laati asiasta vastaava esittelijä.
Yliopiston uudet suositukset linjaavat, että ainoastaan tietyt liitetyypit tulisi saattaa luettavaksi useammalla kielellä:
Esityslistan liite voi olla alkuperäisellä kielellään (suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi) silloin, kun se tukee päätösehdotusta ja kun liitteen pääasiallinen sisältö käy selkeästi ilmi esityslistalla olevasta esityksestä. Liitteet, joiden sisällöstä päätetään, tulee olla lähtökohtaisesti sekä toimielimen hallintokielellä […] että englanniksi. (HY 2022)
Tämän logiikan mukaan esimerkiksi asiantuntijalausuntoja ei ole tarpeen kääntää, sillä niiden funktio on tukea asiaa valmistelleen hallintohenkilön kokoukselle tekemää esitystä. Oletus on, että asia on valmisteltu huolella ja kokouksessa käsiteltävä esitys on lausuntojen mukainen. Toinen liitetyyppi, ”liitteet, joiden sisällöstä päätetään”, vaati enemmän pohdintaa mahdollisesta käännöstarpeesta. Tällaiset liitteet avattiin usein kokouksessa ruudulle keskustelua ja kommentointia varten. Mikäli tällainen liite oli tuotettu vain suomeksi, esittelijä saattoi kokoustilanteessa selostaa tekstin keskeiset sisällöt englanniksi.
Lopuksi
Aineisto tuo esiin monia kiinnostavia piirteitä kieliversioinnin käytännöistä. On varsin yllättävää, että hallintohenkilöstö hoiti kieliversioinnin itse, vaikka yliopistolla oli tarjolla ilmaisia käännöspalveluita. Tätä selittävät tiedekuntaneuvoston tapauksessa erityisesti kirjoitustyön aikataulut ja yhteistoiminnallinen luonne sekä esityslistan tekstilajipiirteet. Monikielisen tekstityön vakiintuneisuutta työyhteisössä havainnollistaa se, että yliopiston rinnakkaiskielisyyslinjaus ja ennakoitu työmäärän lisääntyminen eivät juuri muuttaneet työn aikapaikkaista järjestämistä. Haastateltavat eivät kuvanneet kirjoitustyön vaiheiden muuttuneen eikä mukaan tullut uusia toimijoita.
Mielenkiintoinen jatkopohdinnan aihe on myös se, miten kieliversiointiin vaikuttavat hallinnon tekstilajien konventiot. Esimerkiksi esityslistatekstin määrämuotoisuus tuottaa kirjoituskäytäntöjä, joissa sekä suomen- että englanninkieliset tekstit rakentuvat leikkaa-liimaa -menetelmällä.
Siinä missä esityslistatekstit kieliversioitiin systemaattisesti ja kieliversioinnin käytännöt vakiintuivat nopeasti, liitetekstien kielisyys vaikutti melko sattumanvaraiselta. Niinpä se suuri määrä tekstejä, joka kunkin kokouksen yhteydessä tuli neuvoston jäsenten luettavaksi, saattoi olla kielisyyden näkökulmasta melko ennakoimaton. Valtaosa aineiston asiantuntijalausunnoista oli englanninkielisiä, mutta liitteiden joukossa oli säännöllisesti myös suomenkielisiä tekstejä. Näitä ei kuitenkaan kokousten kuluessa tuotu esiin ongelmana.
Aineisto kertoo myös jännitteistä liittyen esityslistaan tekstilajina. Moni haastateltava kuvasi esityslistatekstin keskeisiksi piirteiksi tarkkuuden ja täsmällisyyden, ja valmisteluprosesseissa painotettiin usein oikeakielisyyden merkitystä. Eräs esittelijä kuvasi perinnettä, jossa ”jos oli ykski pilkku väärässä kohdassa ni se oli tosi huono juttu”. Toinen totesi, että ”pitkäaikaisena esittelijänä tykkään että esityslistan pitäs olla just eikä melkeen”. Vaikka yliopiston ohjeet määrittivät vain suomenkielisen version listatekstistä juridisesti sitovaksi, englanninkielisiä tekstejä arvioitiin samanlaisen normiston näkökulmasta: haastattelupuheessa oikeakielisyys rakentui voimakkaaksi normiksi molempien kieliversioiden osalta. Henkilökunnan valmistelukokouksissa keskusteltiin säännöllisesti niin englanninkielisen terminologian asianmukaisuudesta kuin listatekstien kieliopillisista piirteistä.
Hallintohenkilöstön työn haasteena ei siis ollut vain työajan löytäminen käännösten laatimista varten, vaan moni haastateltava kuvasi myös kokevansa ”laatupainetta”. Erityisesti tiedekuntaneuvoston sihteerin näkökulmasta rinnakkaiskielisyys lisäsi työn kuormittavuutta. Hän kuvasi omaa tekstilajinäkemystään näin: ”se pitää olla kyllä viimesen päälle, se on virallinen asiakirja ja arkistoidaan ja niin edelleen, mä haluan että se on mahollisimman hyvin tehty”.
Laajemman yliopistoyhteisön näkökulmasta rinnakkaiskielisyys voi näyttäytyä pelkästään positiivisena kehityskulkuna, mutta kuten analyysi kuvaa, Helsingin yliopiston linjaus lisäsi merkittävästi hallintohenkilöstön työmäärää, eivätkä perinteiset käännöspalvelut sopineet kirjoitustyön aikatauluihin. Kielipoliittisia linjauksia laadittaessa on siis pohdittava niistä seuraavan kielityön määrää, mutta myös työn järjestämistä, työhön käytettävissä olevia resursseja ja kirjoitustyöläisten erilaisia tarpeita. Kieliversioinnin käytännöt vaihtelevat sen mukaan, mitä tekstilajia ollaan tuottamassa ja ketkä työhön osallistuvat. On oletettavaa, että kielityön volyymi on lisääntymässä ja kieliversiointia tekee yhtä useampi hallinnon työntekijä. Niinpä myös kielituelle asetetut toiveet voivat olla moninaisia ja kontekstista toiseen vaihtelevia.
[i] Termistä ”kansainvälinen” on käyty kriittistä keskustelua (ks. esim. Lauranto 2022), mutta se on silti laajasti käytössä, myös tutkitussa tiedekunnassa.
Anna Solin on englannin kielen yliopistonlehtori (HY) ja diskurssintutkimuksen dosentti (JY). Hän tutkii kielen säätelyä ja kielenkäytön vaihtelevia normeja erityisesti korkeakoulukontekstissa.
Lähteet
Heikkinen, V. 2000. Tekstuaalinen pirunnyrkki. Teoksessa V. Heikkinen, P. Hiidenmaa & U. Tiililä, Teksti työnä, virka kielenä. Helsinki: Gaudeamus, 63–115.
HY 2014 = Helsingin yliopisto. Helsingin yliopiston kieliperiaatteet. https://www.helsinki.fi/sites/default/files/atoms/files/helsingfors_universitets_sprakprinciper_0.pdf
HY 2022 = Helsingin yliopisto. Toimielinten kielikäytännöt -työryhmän loppuraportti, 1.4.2022. Julkaistu intranetissä.
Lauranto, Y. 2022. Kuka on kansainvälinen opiskelija, kansainvälinen osaaja? Kielibuusti-hankkeen blogi. https://kielibuusti.fi/kuka-on-kansainvalinen-opiskelija-kansainvalinen-osaaja/ (luettu 30.8.2022)
Patomäki, H. 2021. Kolmikanta nyky-yliopistossa. Yliopistokäänne-blogi. https://yliopisto2020.fi/kolmikanta-nyky-yliopistossa/ (luettu 7.6.2022)
Saarinen, T. & Rontu, H. 2018. University language policies – How does Finnish constitutional bilingualism meet the needs for internationalisation in English? European Journal of Language Policy, 10 (1), 97–119.
Solin, A. tulossa. Määräyspatteristo vai krumeluuriteksti – kielipoliittiset dokumentit yliopistojen hallintohenkilöstön näkökulmasta. Teoksessa T. Seppälä, S. Lesonen, P. Iikkanen & S. D’hondt (toim.), AFinLAn vuosikirja 2022.
Tiililä, U. 2007. Tekstit viraston työssä. Tutkimus etuuspäätösten kielestä ja konteksteista. Helsinki: SKS.